邮件管理,outlook的邮箱设置

性格决定了命运,你的努力,选择,耐心都可能影响你的一生,如何为人处世是个大命题,这里不扯这些,仅聊一聊专注力的事情,如何屏蔽干扰。
现在育儿都很注重一点,就是专注力。我女儿在认真玩耍的时候,有人尝试去逗她玩,我都会及时阻止,

这个时候你去打扰她会影响她的专注力

这还包括成年人,当今社会信息和诱惑都非常的多,人的想法也时时刻刻都在发生改变,生活的琐事也随着经历的增长而增长,专注于一件事情会越来越难。

在大部分企业办公,电子邮件是最大的干扰之一,如何有效控制电子邮件的使用,整合大量的碎片时间?

关闭电子邮件通知功能

人脑并不擅长并发处理,左右互搏不是人人都会的,一次性专注批量的处理事情会大大提高效率。特别是像我这种有强迫症的人,如果电子邮件弹框通知,我随时都会打开查看,如果电子邮件过多,整一天会让我不厌其烦。

需要关闭电子邮件通知,outlook options->mail->Message arrival,关闭桌面通知和声音提示。

定期批量的处理邮件

每隔一个小时,或者一天4次,批量专注的处理你的邮件。

保持即时通信工具的畅通,然后定期的查看电子邮件,变相的告诉对方,如果有急事,可以通过即时工具联系,提高沟通效率。

处理邮件后将邮件归档

归档

阅读完一份邮件第一件事情

  1. 处理完毕后,将其归档
  2. To do,设置标记后,将其归档

分类

创建分类文件夹,如:

1
2
3
4
5
6
7
events:公司的一些通告/事件等垃圾邮件
customer:领导,需求,VPM等
members:组内成员
projects:项目分类
todo:代办的事情,通常是客户/考勤异常/manpower等等
bug:issue追踪
RES:一些资源

创建规则,移动或阻止邮件,保持inbox内的邮件数量:右击邮件->Rules->移动到各个文件夹下。

其他

设置拼音检查

Outlook settings->Mail->ABC 勾上拼音检查

设置回执功能(若对方是预览打开,则无回执)

Outlook settings->Mail->ABC 勾上read receipt confirming

签名:

Outlook settings->Mail-> 创建签名,如:

1
2
3
4
Best Regards!
姓名/公司/部门
Office: 联系电话/短号
其他联系工具